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PaperPort Deluxe 8.0 Review

di Amministrazione SOFTWARE.IT

conversione documenti cartacei


Spesso i documenti si ammucchiano sulla scrivania con l'andare del tempo ed il nostro computer non ci è di alcun aiuto, anzi ruba solo spazio prezioso. Per questo ScanSoft ha pensato un programma utile a tutti coloro che hanno a che fare con molti documenti cartacei.
Il software in questione è PaperPort Deluxe 8.0 che riduce nettamente i tempi di ricerca e lo stress che ne deriva trasformando tutte le risme di carta in documenti digitali organizzati. PaperPort è pensato per un utilizzo cansalingo o di piccolo ufficio, quindi non è possibile controllare gli accessi che vengono eseguiti da altre persone, di conseguenza è bene impiegare questo software in luoghi dove la sicurezza non è un problema.

L'interfaccia è molto chiara e semplice. Subito dopo la rapida installazione sarete in grado di essere operativi. Sulla sinistra è disponibile una lista gerarchica delle vostre cartelle alla quale potrete aggiungere anche unità di rete e cartelle virtuali non presenti sul vostro computer, ma su periferiche esterne come una fotocamera digitale.
Al centro viene mostrato il contenuto della directory selezionata attraverso delle piccole immagini di anteprima che visualizzano anche nome e l'icona del programma con cui è possibile modificare il documento che ci interessa. E' inoltre possibile aggiungere descrizioni come l'autore del file, l'argomento, eventuale indirizzo internet e molto altro ancora.
Se volessimo fascicolare dei fogli separati non dovremo far altro che trascinare ogni singolo documento sull'altro. Così facendo apparirà una barra di scorrimento che ci permetterà di scegliere la pagina da visualizzare. Se invece volessimo separare le pagine non dovremo far altro che scegliere la voce Separa dal menu contestuale che apparirà con il la pressione del tasto destro del mouse.
Nella parte inferiore del programma invece è presente l'utilissima Barra invia a... che raccoglie tutti i prodotti utilizzabili con PaperPort, ma alla quale possiamo anche aggiungere strumenti come FormTyper. Questa utilità inclusa nel software ScanSoft permette di compilare moduli analizzando il file e creando campi di immissione dove sono presenti gli appositi spazi bianchi da riempire. Così facendo è possibile compilare i campi con il computer e non più a mano guadagnando in velocità e leggibilità nel caso la vostra grafia non risulti chiara ad alcune persone.

Supponiamo adesso di voler acquisire un documento. PaperPort ci mette di fronte a diverse possibilità, infatti è possibile utilizzare anche altre periferiche come la fotocamera digitale o un fax multifunzione oltre al solito scanner. Sono presenti anche varie opzioni come risoluzione e qualità dei colori. Ovviamente più alta sarà la qualità impostata, maggiore sarà lo spazio richiesto dal documento digitalizzato.
Dopo aver trasportato nel software ciò che ci interessa possiamo attivare un piccolo programma, PageViewer, incluso nell'installazione di PaperPort. Grazie a PageViewer si possono ripulire immagini fotografiche da imperfezioni come i tipici occhi rossi o la scarsa nitidezza dell'immagine, aggiungere dei timbri di personalizzazione, note e riquadri ai nostri file. Questo strumento è utile anche su documenti scritti in quanto può limitare o annullare le eventuali imperfezioni che si sono create durente il processo di digitalizzazione del documento. Viene così semplificato il lavoro al motore OCR (Optical Character Recognition) che viene attivato nel caso vogliate modificare il testo attraverso un software come Microsoft Word o un qualsiasi altro word processor.
PaperPort converte tutti i file in entrata nel formato di immagine .MAX, rendendo così indispensabile l'utilizzo del motore OCR (che può essere anche diverso da quello incluso nel programma) per qualsiasi testo. Per via dell'interpretazione dell'OCR a volte è possibile che si memorizzino anche dei piccoli errori nel testo.
Il processo di indicizzazione alcune volte si dimostra lento, ma è possibile schedulare l'operazione in modo che venga eseguita quando non state utilizzando il computer, di notte ad esempio. Queste possono essere le uniche piccole pecche presenti in questo buon software che si colloca comunque su un alto livello di qualità.

Continuando a curiosare tra gli strumenti che PaperPort ci offre scopriamo Cattura Web. Questo tool possiamo inserirlo nella barra delle applicazioni e avviarlo nel caso in cui volessimo catturare una pagina web che stiamo visualizzando sul browser evitando di dover aprire PaperPort.Per quanto riguarda l'invio delle E-mail, PaperPort ci mostra flessibilità e libertà di utilizzo. Infatti invece di dover mandare i file in allegato possiamo decidere di spedirli come immagine JPEG, TIFF Multipagina o meglio ancora in formato PDF. Sono disponibili anche altre opzioni come:
  • Formato .MAX - Può essere visualizzato solo se il ricevente ha una copia di PaperPort o il programma gratuito MiniViewer prelevabile dal sito ScanSoft.

  • Formato Browser-Viewable - Visualizzabile solo dopo il download di un plugin per il browser. Tramite l'utilizzo di questo plugin avremo a disposizione una pagina HTML con vari comandi per la navigazione, visualizzazione e stampa.

  • Formato Self-Viewable - File .exe eseguibile direttamente senza l'utilizzo di programmi o plug-in aggiuntivi.


  • Con l'acquisto di PaperPort riceviamo anche un anno di abbonamento al servizio PaperPortOnline.
    PaperPortOnline permette di condividere files e da la possibilità di immagazzinare fino a 25 MB di documenti sul disco fisso del server sicuro ScanSoft.
    Grazie a questo servizio le piccole aziende sono in grado di memorizzare, condividere, distribuire e modificare i documenti digitali e comunicare con i colleghi in altre sedi e con i clienti che non usano PaperPort 8.0.
    Per memorizzare su PaperPortOnline i nostri file non dobbiamo far altro che trascinarli sulla apposita icona della Barra invia a.... Il documento sarà immediatamente disponibile sulla nostra cartella in linea, pronto per la condivisione.

    In definitiva PaperPort Deluxe 8.0 ha soddisfatto le nostre aspettative dimostrandosi facilemente utilizzabile e perfettamente integrabile con OmniPage 11. Forse l'interfaccia grafica è un po' povera e forse non bellissima da vedere, ma comunque funzionale.


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